Animer une réunion ou un groupe de travail

Selon une étude américaine, la durée idéale pour une réunion serait de 37,5 minutes pour maintenir une concentration et une participation optimale de chacun. C’est un timing serré bien compliqué à respecter mais cela doit nous rester en tête lorsque nous préparons nos prochaines séances de travail en réunion. Une préparation approfondie permettra de tenir le timing en étant efficace et en gagnant en fluidité et en cohérence.

La première question à se poser devrait être : Cette réunion est-elle vraiment utile et indispensable ? Un mail ou une activité interactive (document partagé ou sondage par exemple) pourraient-ils suffire ?

Si la réponse à cette première question est oui, alors on commence par préparer son TOP.

Enoncer le thème de la réunion va vous permettre de déterminer son titre, qui peut être prolongé par une baseline, qui sera partagé lors de l’invitation.

L’objectif doit être clairement défini et diffusé aux participants. Il peut éventuellement l’être collectivement en début de séance dans certaines conditions.

Voici quelques recommandations lorsque vous élaborez votre plan :

• • Limitez le nombre de sujets abordés au cours d’une même réunion pour avoir le temps de tous les traiter correctement et dans de bonnes conditions de travail.
  • Ne placez pas de sujets prioritaires en fin de réunion pour éviter fatigue ou lassitude lorsqu’ils sont abordés. Planifiez les juste après un ou deux premiers sujets courts et sans risques de débordements
  • Choisissez les participants selon leur(s) rôle(s) ou fonction(s) ainsi que selon leur personnalité. Ils doivent tous être concernés directement par le(s) sujet(s) abordé(s) afin d’éviter l’ennui, améliorer l’assiduité (surtout si plusieurs séances sont prévues) et gagner en efficacité.
  • Attention au nombre de participants : plus il sera élevé, plus il faudra de temps pour que tout le monde s’exprime sur le sujet.
  • Sélectionnez donc des participants dernier CRI : Compétents – Responsables (qui pourront prendre les décisions) – Intéressés

Formalisez ensuite votre ordre du jour pour le transmettre aux participants. Il doit être suffisamment détaillé (titre, objectif(s), calendrier, thématiques) pour permettre aux participants de se préparer à la réunion et de se sentir impliqués. Vous pouvez y joindre des documents à consulter au préalable pour être opérationnel le jour de la séance. Si votre réunion n’aborde qu’un seul thème, alors l’ordre du jour peut-être l’objectif de la séance ou quelques points structurant son déroulement prévisionnel.

Ne négligez pas l’invitation : elle doit être esthétique pour retenir l’attention des participants et les motiver à vous rejoindre. L’invitation n’est pas l’ordre du jour ! Ils peuvent toutefois faire partie du même document mais l’invitation répond à d’autres questions qui peuvent se résumer à un outil bien connu de la qualité :

Répondre à ces questions vous permet aussi de vérifier que vous n’avez rien oublié lors de votre préparation.

C’est le jour J et l’heure H, tout le monde a répondu présent, il est temps de débuter l’animation de votre réunion !

Commencez à l’heure pour « éduquer » les participants. Ils prendront vite le pli lors de vos futures rencontres.

En tant qu’animateur, vous avez 3 fonctions principales :

Lancer la réunion de façon claire, rapide et structurée. Rappeler l’objectif pour favoriser le focus des participants sur celui-ci. Dans le cas d’un groupe de travail qui se réunit régulièrement, remémorez les décisions antérieures.

Attribuez les rôles :

N’hésitez pas à prendre la température du groupe sur les sujets abordés (état d’esprit, niveau de connaissance, motivation…). Une activité brise-glace est aussi intéressante à mettre en place en début de séance.

A cette étape, il peut être ludique d’utiliser un arbre à personnages sur lequel chacun vient coller une gommette près du personnage qui représente le mieux son état d’esprit ou sa posture vis-à-vis du projet. Quelques exemples vous sont présentés ci-contre.

Vous n’êtes sûrement pas le supérieur hiérarchique de tous les participants. Vous pouvez néanmoins avoir une autorité formelle en adoptant un style participatif et motivant en pointant les objectifs et les défis et en expliquant le pourquoi plutôt que le quoi. Partagez votre enthousiasme et votre énergie pour les rendre contagieux.

La motivation des participants est favorisée par les éléments suivants :

Utilisez un support percutant mais veillez toutefois à ne pas utiliser trop d’effets qui détourneraient l’attention des participants. La présentation de vos slides doit être courte et rythmée : idéalement pas plus de 2 minutes par slide pour maintenir l’attention. Profitez des outils numériques, particulièrement à distance, pour créer de l’interactivité entre les personnes présentes. Des activités de sondage (disponibles notamment sur Zoom) peuvent aider à faire réagir et recueillir rapidement des données en évitant un tour de table tout en permettant à chacun de s’exprimer librement. Vous pouvez également consulter le site Beekast. Cet outil est certes payant mais vous pouvez y puiser de l’inspiration pour développer des activités avec vos propres outils.

Quelques chiffres sur la rétention des informations pour vous aider à adapter votre communication :

Soyez attentif au comportement de vos invités : attention à l’autocensure. Sachez créer un cadre de confiance et de bienveillance où même les idées saugrenues sont les bienvenues.

Prenez garde à la pensée de groupe ou « effet mouton » : ne laissez pas les participants se ranger derrière celui qui parle en premier, le mieux ou le plus fort. Cela empêche l’effet de rebond d’une idée sur l’autre. Diversifiez les profils pour avoir des voix dissonantes et permettre aux participants d’aller à contre-courant de la pensée dominante.

Au cours de la réunion, prévoyez des temps d’arrêt pour récapituler, faire réagir ou tout simplement souffler. La restitution permet de passer de l’idée à l’action en ajustant l’information si nécessaire.

En fin de séance, récapituler les décisions prises et les tâches à effectuer (pilote et délai). Il vaut mieux remplir le plan d’actions tous ensemble pour s’assurer de l’aval de chacun.

Précisez la suite qui sera donnée à cette réunion : autres réunions à programmer, modalités de suivi des actions à effectuer… Et clôturez de façon nette la réunion en terminant sur une bonne impression.

Restez disponible juste après la séance, autour d’un café par exemple si les conditions le permette, afin de prolonger les échanges.

Le compte-rendu ou procès-verbal de séance est une mémoire synthétique des échanges et des décisions prises. C’est un outil précieux pour le suivi d’un projet. Rédigez le rapidement tant que vous avez les idées en tête ainsi que le prochain ordre du jour le cas échéant.

Avoir préparé un ordre du jour très détaillé pour votre réunion vous aidera à rédiger plus rapidement votre compte-rendu car vous en aurez déjà le plan.

N’oubliez pas de transmettre ce compte-rendu, avec le plan d’actions, à tous les participants ainsi qu’aux invités qui n’ont pas pu se joindre à vous et toutes autres personnes concernées.